EYpro Mugrauer & Schnele GmbH

Unsere Unternehmensprozess wurde von Anfang an auf den gängigen Office-Produkten Word und Excel aufgebaut. Im Laufe der Jahre reifte langsam die Erkenntnis, dass das Unternehmens-Wachstum und die immer komplexer werdenden Anlagen mit diesen Systemen nicht mehr zufriedenstellend organisiert und verwaltet werden können. So entstand die Notwendigkeit unsere Unternehmensprozesse mit einer professionellen Unternehmens-Software abzubilden. Wir machten uns 2019 auf die Suche nach geeigneten Systemen für den Sondermaschinenbau und Anlagenbau.

Besonderer Aufmerksamkeit schenkten wir den Prozessen Projektverwaltung und Abwicklung mit Stückzahl = 1. Der durchgängigen Integration zu Konstruktion mit SolidWorks, wie auch der Datenverarbeitung mit unserer Finanzbuchhaltung Datev. Gleichzeitig muss die komplette Dokumentation bis hin zur Serviceabwicklung integriert sein, wie auch die Zeit- und Betriebsdatenerfassung. Natürlich setzten wir die vollumfängliche Abbildung des Vertriebes, der Kalkulation und der Auftragsabwicklung mit Einkauf und Lagerverwaltung voraus. Es sollen alle Prozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Ersatzteil- und Serviceleistung abgebildet sein.

Wir haben uns die Auswahl nicht einfach gemacht und mehrere ERP-Systeme geprüft und vorstellen lassen. Wir haben bei Partnerunternehmen bereits implementierte System begutachtet und bewertet. Es blieb eine kleine Auswahl an Systemen übrig die von der Funktionalität wie auch vom persönlichen Eindruck bei uns in die Endauswahl aufgenommen wurden.

Wir haben uns intern im Team beraten, denn wir wollten die Entscheidung für unser zukünftiges ERP gemeinsam treffen und tragen. Das Gesamtpaket von pro LE Software GmbH mit FactWork hat uns technisch wie preislich am meisten überzeugt. Wir entschieden uns zum Jahreswechsel, um in 2020 das System einzuführen, für pro LE und FactWork.

Die Einführung

Mit der geplanten Einführung von FactWork gingen wir im März 2020 in den Corona bedingten Lock-Down. Der im Organisations-Workshop erarbeitete Terminplan war nicht mehr umsetzbar, da keine Präsenztermine möglich waren. Die Einführung wollten wir keinesfalls verschieben. Wir sahen in der Unplanbarkeit der nie dagewesenen Situation auch die Change, mit den nötigen Ressourcen die Einführung in kurzer Zeit stemmen zu können. Wir haben gemeinsam mit pro LE ein Konzept entwickelt, wie wir mit einer sehr begrenzten Mitarbeiterzahl FactWork, ohne Präsenztermine kurzfristig einführen können.

In den wöchentlichen Sessions haben wir genau festgelegte Themen sehr strukturiert abgearbeitet. Jeder Beteiligte hatte seine Aufgaben, die es galt bis zur nächsten Session zu erfüllen. Das Tagesgeschäft wollte wie in solchen Projekten üblich, nicht immer mitspielen. Zudem stand der Umzug in neue Räumlichkeiten einige Monate früher an. Wir hatten also alle Hände voll zu tun und jeder packte mit an. 

Im Nachhinein hat sich dieses Vorgehen als äußerst effektiv erwiesen. Die erarbeiteten Themen konnten innerhalb der nächsten Woche umgesetzt und in den Livebetrieb übernommen werden. Über unser gemeinsames Protokoll wurden alle anstehenden und sich ergebenden ToDo’s protokolliert und somit auch sichergestellt das die Aufgaben abgearbeitet wurden. Deshalb wurde die Einführung in vielen kleinen Schritten und in kurzen Abständen äußerst effektiv vollzogen.

Die Einführung begann Ende Februar. Die ersten produktiven Bereiche wurden bereits Anfang April live geschaltet. Wir haben dann Schritt für Schritt alle Bereiche vom CRM bis zur Rechnungsstellung eingeführt. Bereits Anfang Juli wurden alle Prozesse vollständig in FactWork abgewickelt.